En amont de la phase projet, plusieurs niveaux d’études et d’analyse peuvent être menées selon le niveau de maturité du besoin. Notre méthodologie est initiée par une phase de cadrage suivi à minima d’une étude de besoins métier, sous contraintes d’exigences techniques et règlementaires.
Etude de cadrage
Kick Off
Il permet de vérifier le périmètre et l’objectif stratégique, l’adhésion des différents acteurs aux objectifs de la prestation et de les informer sur la démarche et leur participation.
Identification du périmètre fonctionnel et technique du projet
Cette activité doit permettre de définir le périmètre et le hors périmètre du projet ceci tant au niveau de l’œuvre (le produit du projet) que de l’ouvrage (les conditions de sa production). Ce périmètre pourra donc être défini à partir des dimensions suivantes : les entités métiers concernées et la typologie des utilisateurs impactés, les infrastructures et les applications existantes concernées, les processus métiers concernés, les phases du projet…
Enquête comparative sur les projets similaires
Cette enquête permettra d’établir un retour d’expériences sur des projets réalisés par les éditeurs/constructeurs au sein de sociétés similaires en termes de périmètre, design et de dimensionnement. Un benchmark de sociétés/collectivités similaires peut être réalisé.
Les coûts et les gains potentiels
Une évaluation de ces deux aspects sera effectuée avec une vision quantitative de niveau « ordre de grandeur » à 10 ou 20% près. Les gains qualitatifs attendus seront également identifiés. L’analyse des coûts et gains concernera autant les coûts d’investissement (CAPEX) que les coûts de possession, les coûts externes ainsi que la masse salariale interne. Les variables et critères pour mesurer le ROI seront également identifiés.
Proposition d’orientation
Une ou plusieurs orientations d’organisation/solutions cibles seront proposées. Elles seront issues de notre retour d’expérience et de la connaissance de l’état de l’art du marché.
Elles seront évaluées en termes d’innovation, de robustesse, de complexité de mise en œuvre, d’évolutivité, d’adéquation à l’architecture fonctionnelle, d’impact utilisateur, d’évolutions des processus clé…
Ces orientations se différencieront éventuellement par le type et les priorités d’évolution du SI, le niveau d’alignement avec la stratégie, la définition et le dimensionnement à une maille macroscopique des moyens nécessaires à la réalisation du scénario (matériels, logiciels, personnel) , la rapidité de mise en œuvre, les modalités de gouvernance et de pilotage…
En synthèse Le document de cadrage comprendra notamment :
- La finalité et la justification du projet,
- Les objectifs mesurables du projet et les critères de succès correspondants,
- Les exigences à haut niveau,
- Une description du projet à haut niveau,
- Les risques à haut niveau,
- Un échéancier récapitulatif des jalons,
- Un budget récapitulatif et/ou le ROI attendu
- Les critères de succès du projet
- Les parties prenantes et leur implication au projet
Constitution du cahier des charges
Un cahier des charges contiendra à minima les spécifications fonctionnelles et techniques qui résultent de l’étude des besoins.
Une fois les arbitrages effectués par les instances de décision, ACTeam Conseil constitue généralement tout ou partie des documents suivants la Grille d’Analyse des Offres (GAO), le Règlement de la consultation (RC), le Cadre de Réponse Technique (CRT), le cahier des charges techniques (CCTP pour le secteur public), les pièces financières (BPU, DPGF, DQE si secteur public…).
Au préalable de cette rédaction, ll est nécessaire de définir certaines modalités de mise en œuvre de la consultation publique, notamment en termes de :
- Type de marché si secteur public (MAPA, Marché restreint, subséquent…)
- Le type d’allotissement et de tranches si nécessaires
- L’enveloppe budgétaire maximale pouvant être alloué au projet
- Les contraintes temporelles (planning)
- La définition des critères de sélection et leur pondération
- Les critères et les modalités de négociation