La mutualisation des systèmes d’information est une opportunité de créer de la valeur. Elle peut être motivée par un regroupement d’entités, ou par la convergence de systèmes d’information hétérogènes.
Les avantages de la mutualisation sont nombreux, notamment :
- La mise en place de nouveaux modes de gouvernance du système d’information
- L’amélioration de la couverture fonctionnelle
- La mise en place de centres de services partagés (CSP)
- L’amélioration de la sécurité du système d’information
- L’amélioration du ratio qualité/coût du système d’information
Les 5 principes clés de la réussite d’un projet de mutualisation du SI
La mutualisation des systèmes d’information peut être une solution efficace pour réduire les coûts, améliorer la performance et renforcer la sécurité des SI. Cependant, il s’agit d’un projet complexe qui nécessite une bonne planification et une bonne mise en œuvre.
Voici 5 principes clés de la réussite d’un projet de mutualisation du SI :
- Choisissez les bons systèmes d’information à mutualiser. Les systèmes d’information à mutualiser doivent être ceux qui sont utilisés par plusieurs entités et qui peuvent apporter des gains significatifs en termes d’économies de coûts, de performance ou de sécurité.
- Développez une stratégie de gouvernance claire. La stratégie de gouvernance doit définir les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes du projet, ainsi que les processus de décision.
- Mettez en place des mécanismes de partage des coûts équitables. Les mécanismes de partage des coûts doivent être équitables et transparents, et ils doivent tenir compte des différents avantages que chaque entité tire de la mutualisation.
- Assurez une bonne communication avec les utilisateurs. Les utilisateurs doivent être informés des avantages de la mutualisation et des changements qu’ils devront effectuer.
- Mettez en place un processus de gestion des risques. Un processus de gestion des risques doit être mis en place pour identifier et atténuer les risques associés à la mutualisation des SI.
Infrastructures
Est-il préférable de regrouper vos infrastructures et équipements sur un seul site, que ce soit en interne ou en externe, pour gagner en efficacité ? Ou bien serait-il plus judicieux de maintenir vos infrastructures existantes, ce qui garantit votre indépendance et votre agilité ?
Outils
Devez-vous opter pour la mise en place d’un ERP partagé, ou bien privilégier la collaboration dans la réalisation de projets numériques novateurs et ambitieux ?
Organisation
Est-il préférable de nommer un directeur des systèmes d’information commun ou plutôt s’appuyer sur une collaboration transversale entre les services déjà en place ?
Mener un projet de mutualisation du SI
Avant de lancer un projet de mutualisation, il est important de réaliser une analyse préalable des différents systèmes d’information en présence. Cette analyse doit identifier les forces et les faiblesses de chaque système, ainsi que les zones de recouvrement et de risques.
Sur la base de cette analyse, une stratégie et des objectifs communs peuvent être élaborés.
La mise en œuvre d’un projet de mutualisation est délicate. Il est important de conduire le changement en douceur, tant au niveau des équipes informatiques que des utilisateurs. Les utilisateurs doivent être informés des changements à venir, et ils doivent être formés à l’utilisation des nouveaux systèmes.
La mutualisation des systèmes d’information est un projet complexe, mais il peut être très bénéfique pour les entreprises et collectivités. Elle permet de réduire les coûts, d’améliorer la qualité et la sécurité des systèmes d’information, et de gagner en efficacité.